Memberi Umpan Balik Atasan

Memberi Umpan Balik Atasan

Memberi umpan balik kepada orang yang mengawasi kerja Anda bisa sangat menakutkan. Bagaimana tidak? Kalau sampai salah omong, bisa-bisa Anda tidak naik gaji selama bertahun-tahun. Repotnya, atasan sendiri tidak jarang justru meminta umpan balik dari kita. Dan tidak jarang pula, demi kepentingan organisasi, Anda juga harus mengingatkan atasan. Oleh karena itu, agar memperoleh manfaat dan sekaligus selamat, perhatikan tips dan trik berikut ini.

Baca situasi

Sebelum menemui atasan untuk menyampaikan umpan balik atau bahkan kritik, baca situasinya terlebih dahulu dengan memperhatikan hal-hal berikut ini.

1. Periksa tujuan. Sebagian besar atasan menyambut umpan balik yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi atau produktivitas tempat kerja. Coba periksa kembali niat Anda memberi umpan balik, apakah untuk kepentingan perusahaan atau untuk kepentingan pribadi?

Berhati-hatilah dengan motif pribadi jika Anda dan manajer Anda memiliki hubungan yang kompetitif. Dalam situasi ini, mungkin manajer Anda menduga ada udang di balik batu, meskipun sebenarnya tidak.

2. Periksa manfaatya. Baik atasan yang meminta atau Anda sendiri yang berinisiatif untuk memberi umpan balik, periksa kembali manfaatnya. Apa manfaat umpan balik tersebut bagi organisasi, atasan, atau Anda sendiri? Pertimbangkan pula apa risikonya dengan memberi umpan balik tersebut.

Cobalah untuk melihat sesuatu dari sudut pandang manajer Anda. Jika Anda memiliki masalah dengan cara mereka melakukan sesuatu, cari tahu mengapa mereka memilih menggunakan metode itu dan apa manfaatnya baginya.

3. Nilai seberapa terbuka manajer Anda terhadap umpan balik. Penerimaan terhadap umpan balik tergantung pada seberapa baik hubungan Anda dengan manajer Anda.  HaI ini akan menentukan bagaimana Anda mendekati manajer Anda. Misalnya, jika Anda dan manajer Anda sering bertengkar, mereka mungkin tidak mau menerima umpan balik dari Anda. Dalam hubungan yang mudah berubah, Anda perlu menyesuaikan umpan balik sehingga Anda berfokus pada umpan balik positif terlebih dahulu dan menekankan bahwa Anda menghormati manajer Anda. Jika ragu, dekati manajer Anda dan tanyakan apakah mereka bersedia menerima umpan balik tentang masalah tertentu.

4. Ketika atasan meminta umpan balik, tegaskan umpan balik mana yang diperlukan. Biasanya ketika atasan meminta umpan balik bertujuan untuk mendapatkan pemecahan persoalan tertentu. Jika Anda memberi masukan di luar yang dibutuhkan maka akan mengaburkan pesan penting yang dibutuhkan atasan.

5. Hindari memberi umpan balik yang tidak akan diterima. Bahkan jika manajer Anda secara khusus meminta masukan, Anda mempertaruhkan banyak hal jika dia tidak mau menerimanya. Oleh karena itu, jika Anda memberi masukan yang kemungkinan tidak akan digunakan, simpanlah untuk diri Anda sendiri.

Atur cara penyampaian

Cara menyampaikan masukan sama pentingnya dengan isi masukan itu sendiri. Setelah memastikan isi masukan benar, pastikan cara menyampaikannya juga benar.

1. Lakukan pertemuan empat mata. Terutama jika Anda ingin menyampaikan umpan balik kritis atau negatif, harus dilakukan secara pribadi. Lakukan janji pertemuan pribadi, bisa di ruang kerja atau di tempat lain yang disepakati. Misalnya, Anda dapat mengatakan, “Bisakah saya menjadwalkan waktu minggu ini untuk bertemu dengan Anda secara pribadi? Saya hanya ingin membahas beberapa ketidakefisienan yang saya perhatikan pada laporan keuangan.”

2. Mempersiapkan percakapan. Sebelum melakukan pertemuan, catat apa saja yang akan disampaikan. Apabila perlu, buat skenarionya. Dengan cara ini, Anda bisa fokus saat bicara.

3. Tunjukkan motif yang membangun. Manajer Anda akan kurang bisa menerima masukan Anda jika merasa Anda hanya mencoba menjelek-jelekkan atau menjatuhkan dia. Meskipun kritik tertuju pada atasan, tetaplah fokus pada perbaikan kinerja tim atau organisasi.

4. Imbangi umpan balik negatif dengan umpan balik positif. Kebanyakan orang akan segera menolak ketika menerima masukan negatif tentang dirinya. Sebaliknya, orang cenderung menerima masukan positif mengenai dirinya. Agar umpan balik negatif bisa diterima, sampaikan dulu umpan balik positifnya, baru berikan umpan balik negatifnya.

5. Bicaralah atas nama sendiri. Ketika menyampaikan masukan, berbicaralah atas nama diri Anda sendiri, bukan atas nama orang lain. Hindari mengatakan, “Menurut si A, kita harus merekrut karyawan 50 orang dalam bulan ini untuk mengejar target 2 bulan mendatang.”  Sebaiknya Anda mengatakan, “Dua bulan mendatang, target produksi kita meningkat 20 kali lipat. Ini bisa kita raih dengan cara merekrut 50 karyawan dalam bulan ini.”

6. Jaga kerahasiaan. Anda tidak perlu menyampaikan diskusi dengan atasan kepada orang lain. Misalnya, ”Saya baru saja bertemu bos dan mengusulkan merekrut 50 karyawan baru demi tercapainya target produksi di dua bulan mendatang.” Cukup simpan hasil diskusi Anda untuk diri sendiri dan atasan Anda.

Menjaga percakapan tetap produktif

Hindari menjadi masalah pribadi. Jika manajer Anda marah, atau tampaknya tidak menerima umpan balik, Anda bisa tergoda untuk menyebut kelemahan pribadi manajer. Misalnya, “Anda kurang terbuka sehingga tidak bisa melihat sisi positifnya.” Hindari mengungkit sifat-sifat pribadi yang tidak banyak berpengaruh pada masalah yang sedang dihadapi.

  1. Tetap pada topik. Saat berbicara dengan manajer, Anda mungkin tergoda untuk membicarakan masalah lain di luar agenda persoalan. Sebaiknya tetap fokus di persoalan yang diagendakan. Umpan balik mengenai perkara lain tinggalkan saja, untuk dibahas lain waktu.
  2. Tanyakan kepada atasan, pendapat mengenai masukan yang Anda berikan. Pada akhir sesi pemberian umpan balik, tanyakan pendapatnya mengenai masukan yang Anda berikan. Dari respons tersebut, Anda bisa menyimpulkan apakah masukan tersebut diterima atau ditolak atau menurutnya bermanfaat atau tak bermanfaat.

Tutup dengan ucapan terima kasih. Jangan lupa ucapkan terima kasih karena atasan Anda telah meluangkan waktu untuk mendengarkan umpan balik Anda. Kalau atasan sudah menyatakan menerima umpan balik, juga jangan lupa ucapkan terima kasih untuk penerimaan tersebut. [M]

Image by Gerd Altmann dari Pixabay

Please Login to Comment.

Need Help? Chat with us